Faculty Recruiting

Situation

Die Abläufe bei Rekrutierungsverfahren an Fakultäten verlaufen häufig mit einem hohen administrativen Aufwand, da viele Tätigkeiten manuell erfolgen. Bewerbungen beinhalten oft nicht alle geforderten Unterlagen oder müssen für die Kommissionsmitglieder kopiert, von Hand in Listen eingetragen und per Post versandt werden.

Die Kommission verbringt viel Zeit damit, die Unterlagen zu sichten, zu strukturieren und mit Notizen zu versehen. In den Kommissionssitzungen werden die Überlegungen vertieft und jede Bewerbung einzeln behandelt, auch bei chancenlosen Bewerbungen.

Lösung

Selectus ist perfekt abgestimmt auf die spezifischen Abläufe bei akademischen Berufungsverfahren. Das Faculty Recruiting Tool vereinfacht und strukturiert den Bewerbungsprozess mit Web-Formularen und vordefinierten Dokumenttypen. Bewerbende laden Ihre Dokumente ganz einfach selbst hoch. Das Gleiche gilt für Referenzpersonen, Gutachterinnen und Gutachter. Anstelle von ausgedruckten Unterlagen erhalten die Kommissionsmitglieder einen Online-Zugang zu den Bewerbungen. Mit einem einfachen Mechanismus wird für jede Bewerbung vor der ersten Kommissionssitzung ein A-B-C Rating durchgeführt. Mit dem optionale Review Tool können zudem spezifische Beurteilungskriterien festgelegt werden um den Evaluierungsprozess zu strukturieren.

Die wertvolle Zeit in den Kommissionssitzungen kann nun fokussiert für die Besprechung der A- und B-Kandidierenden verwendet werden, denn die Bewerbungen mit einer C-Beurteilung durch die Kommission sind sofort erkennbar.

Optimale Unterstützung aller involvierten Personen

Administration

Egal ob das Berufungsmanagement zentral geführt wird und oder die Fakultäten und Institute ihre Berufungsverfahren selbst administrieren, Selectus vereinfacht die Arbeit massiv. Ausschreibungen sind in wenigen Schritten angelegt und publiziert. Das zeitaufwändige Erfassen der Bewerbungen in Excel-Listen und die Verteilung der Bewerbungsunterlagen an die Mitglieder der Berufungskommission entfällt komplett. Bewerbende können mittels vordefinierten E-Mail-Vorlagen ganz einfach aus dem Selectus Mail Center angeschrieben und über den Stand des Berufungsverfahrens informiert werden.

Bewerbende

Mittels eines Links in der Ausschreibung ist es ganz einfach möglich sich zu bewerben. Eine klare Anleitung vermittelt welche Angaben und Dokumente erforderlich sind. Im Nu sind die Felder zu den persönlichen Angaben und dem akademischen Hintergrund ausgefüllt und die Dokumente hochgeladen und können vor dem Abschicken der Bewerbung überprüft werden. Eine automatische Email bestätigt den Eingang der Bewerbung. Selectus ermöglicht faire und transparente Berufungsverfahren und Bewerbende schätzen – auch im Fall einer Absage – die zeitnahe Benachrichtigung.

Referenzpersonen

Referenzpersonen werden direkt in Selectus angeschrieben – entweder vollautomatisch oder manuell ausgelöst durch die Administration – und gebeten ihr Gutachten oder Referenzschreiben einzureichen. Mittels eines persönlichen Links erhalten sie Zugang zum Ausschreibungstext und zur entsprechenden Bewerbung und können ihr Schreiben ganz einfach und unkompliziert als PDF-Dokument hochladen. Fertig. Die Gutachten und Referenzschreiben werden automatisch der entsprechenden Bewerbung hinzugefügt.

Berufungskommission

Mitglieder der Berufungskommission erhalten ein Login zur sicheren Online-Plattform und können zeit- und ortsunabhängig die Bewerbungen inklusive aller eingereichten Dokumente sichten. Selectus schafft Übersicht und führt so zu massiver Zeitersparnis. Review- und Rating-Funktionen ermöglichen eine unabhängige Beurteilung der Bewerbungen durch alle Kommissionsmitglieder vor der Kommissionssitzung. Chancenlose Bewerbungen sind gleich ersichtlich, und die wertvolle Sitzungszeit kann dazu verwendet werden die aussichtsreichsten Kandidatinnen und Kandidaten zu diskutieren.

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Interesse

Christine Benesch
(frentix GmbH)