Immer noch aktuell: Home Office für Mitglieder von Berufungskommissionen

Im März 2020, zu Beginn der Corona-Pandemie, haben wir hier im Selectus-Blog die Features vorgestellt, welche die dezentrale Kommissionsarbeit unterstützen. Unterdessen ist die Arbeit im Home Office zum Alltag geworden und wird uns wohl auch im neuen Jahr weiterhin begleiten. Deshalb möchten wir diesen Beitrag hier nochmals in Erinnerung rufen.

Welche Unterstützung bietet Selectus für die dezentrale Kommissionsarbeit?

Home Office ist für Mitarbeitenden von Universitäten in kürzester Zeit zum Alltag geworden. Universitäten stehen deshalb nicht nur vor der Herausforderung, wie sie die Lehre online anbieten, sondern auch wie sich ihre Mitarbeitenden im Home Office organisieren können. Auch für Berufungskommissionen stellt sich die Frage, wie sie momentan ihre Arbeit gestalten können oder ob Berufungsverfahren verschoben oder gar abgebrochen werden sollen.

Selectus bietet vielfältige Unterstützung für die dezentrale Kommissionsarbeit. Wenn Kommissionssitzungen und Berufungsvorträge zudem online stattfinden, können Berufungsverfahren wie geplant durchgeführt werden. Hier haben wir Tipps für Sie zusammengestellt, wie die digitale und dezentrale Kommissionsarbeit mit Selectus erleichtert werden kann.

Zugang zu den Bewerbungsdokumenten

Die Kommissionsmitglieder haben auf der sicheren Online-Plattform jederzeit und überall Zugriff auf die Bewerbungen und können die Bewerbungsdokumente, Referenzschreiben und Gutachten sichten und herunterladen.

Zusätzliche Informationen bereitstellen mit Memo oder Profile Paper

Die Memo-Funktion ermöglicht es dem Faculty Recruiting Team oder dem Sekretär / der Sekretärin der Berufungskommission den einzelnen Bewerbungen zusätzliche Informationen hinzuzufügen. Der Memo-Text ist für alle Kommissionsmitglieder auf der Profilseite einer Bewerbung sichtbar. So kann spezifische Information zu einer Bewerbung einfach mit der Kommission geteilt werden.

Profile Papers sind eigentlich dazu da, um zusätzliche Informationen zur Ausschreibung, z.B. zum Anforderungsprofil, mit der Kommission zu teilen. Die Dokumente können in der Position im  Reiter „Profile“ heruntergeladen werden. Da drei solche Profile Papers hochgeladen werden können, eignet sich die Funktion auch um andere Dokumente, z.B. Sitzungsprotokolle, den Kommissionsmitgliedern zur Verfügung zu stellen.

Dezentrale Bewertung der Bewerbungen mit dem ABC-Rating und dem Review Tool

Kommissionsmitglieder können alle Bewerbungen mit einem ABC-Rating (plus Enthaltungsfunktion) versehen. Dieses Rating ist anonym und erst nach der Bewertungsphase für andere Kommissionsmitglieder sichtbar. So können die Kommissionsmitglieder eine unabhängige Bewertung vornehmen. In der Entscheidungsphase, d.h. während der Online-Kommissionssitzung, werden die Ratings aller Kommissionsmitglieder dann visuell dargestellt. Chancenlose Bewerbungen sind gleich ersichtlich, und die wertvolle Sitzungszeit kann dazu verwendet werden, die aussichtsreichsten Kandidatinnen und Kandidaten zu diskutieren.

Mit dem Review-Tool können zudem Kriterien zur Bewertung der Bewerbungen festgelegt werden. Jedes Kommissionsmitglied kann somit die einzelnen Bewerbungen kriterienbasiert evaluieren und sein ABC-Rating für sich herleiten. Auch Textkommentare zu den Bewerbungen sind möglich.

Zeitunabhängiger Austausch zwischen den Kommissionsmitgliedern mit der Diskussionsfunktion des Review-Tools

Im Review-Tool kann zusätzlich eine Review-Diskussion aktiviert werden. So können die Kommissionsmitglieder die Reviews gegenseitig kommentieren und sich darüber austauschen. Ein Teil der Diskussion, welche normalerweise in einer Kommissionssitzung stattfindet, kann so zeit- und ortsunabhägig online geschehen.

Tipp: Das Review Tool kann so konfiguriert werden, dass die Kommissionsmitglieder die anderen Reviews und die Review-Diskussionen erst sehen, wenn sie den eigenen Review vorgenommen haben. So wird gewährleistet, dass alle Kommissionsmitglieder ihre Beurteilung unabhängig vornehmen können.

Online Kommissionssitzungen mit Hilfe des Decision Tools

Die meisten Universitäten sind technisch gut ausgestattet mit Tools für Online-Sitzungen oder Virtual Classrooms. Somit ist es möglich, sowohl Sitzungen der Berufungskommissions als auch Berufungsvorträge oder Interviews mit den Bewerbenden online durchzuführen. Für die Unterstützung von virtuellen Sitzungen der Berufungskommission bietet sich das Decision Tool an. Ähnlich wie im Review Tool können Kriterien zur Beurteilung der Kandidierenden festgelegt werden. Die Beurteilung erfolgt aber nicht durch die einzelnen Mitglieder sondern gemeinsam durch die Kommission während der Sitzung. Vorsitzende*r oder Sekretär*in kann mittels Screen Sharing das Decision Tool mit allen Sitzungsteilnehmer*innen teilen. So kann das Ergebnis der Diskussion gleich festgehalten werden und ist für alle sichtbar. Dies ist hilfreich, um Missverständnissen vorzubeugen, die vermehrt auftreten können, wenn Diskussionen nicht persönlich stattfinden.

Strukturierung des Prozesses mit Hilfe von Tags, Status und geteilten Filtern

In Selectus können den einzelnen Bewerbungen Tags hinzugefügt werden. Diese Tags eignen sich gut zur Strukturierung des Prozesses. So können zum Beispiel alle Bewerbungen gekennzeichnet werden, welchen in einem bestimmten Verfahrensschritt besondere Beachtung geschenkt werden soll. Besonders hilfreich ist, dass in der Liste der Bewerbungen nach Tags gefiltert werden kann, diese Filter gespeichert und innerhalb der Kommission geteilt werden können. So können zum Beispiel den Kommissionsmitglieder ganz einfach Filter zur Verfügung gestellt werden, damit sie nur diejenigen Bewerbungen sehen, welche noch „im Rennen“ sind.

Alternativ können Bewerbungen explizit mit den Status „active“, „rejected“, „on-hold“ oder „withdrawn“ gekennzeichnet werden. Auch nach den Statusangaben kann gefiltert werden und die Filter können geteilt werden. Der Vorteil der Statusangaben ist, dass nur bei Bewerbungen im Status „active“ ABC-Rating und Review möglich sind.

Tipp: Admin-Tags sind nur für die Administration sichtbar (je nach Konfiguration des Systems Staff, Secretary oder auch Head). Admin-Tags eignen sich somit gut zur Strukturierung und Koordination der administrativen Tätigkeiten, wenn mehrere Personen dezentral im Home Office diese Tätigkeiten ausführen.

Effizienteres Arbeiten dank Selectus

Nicht zuletzt führt Selectus durch die gute Übersichtlichkeit, Strukturierung des Prozesses und Einfachheit in der Anwendung zu grosser Zeitersparniss für Administration und Kommission. Mit den momentanen Zusatzbelastungen durch die Umstellung der Lehre auf den Online-Betrieb und der Betreuung von Schulkindern zuhause sind sicherlich alle froh, wenn Berufungsverfahren dank der technischen Unterstützung mit Selectus besonders effizient ablaufen.