Selectus Feature Focus: Bewerbungsdokumente
In der Serie „Feature Focus“ berichten wir in loser Folge über interessante Funktionen und Möglichkeiten von Selectus, welche die Arbeit der Auswahlkommission und der Administration erleichtern.
In diesem Beitrag geht es um die Bewerbungsdokumente. Wir stellen Ihnen vor, wie Sie unterschiedliche Dokumente von den Bewerbenden einfordern können.
Bewerbungsdokumente wie CV, Publikationsliste und Statements zur Unterrichtsphilosophie oder den zukünftigen Forschungsplänen sind immer noch das Kernstück akademischer Bewerbungen. Auch in Selectus nehmen die Bewerbungsdokumente deswegen ein zentrale Rolle ein. Dabei kann Selectus ganz einfach den kundenspezifischen Bedürfnissen angepasst werden.
Systemkonfiguration
Beim Aufsetzen einer Selectus-Instanz wird in der Systemkonfiguration definiert, welche Bewerbungsdokumente und welche Dokumentformate zur Verfügung stehen. Es können bis zu 23 Dokumente spezifiziert werden mit Titel – und bei Bedarf einem Helper-Text, welche die Anforderungen an das Dokument beschreibt – in Deutsch und Englisch. Standardmässig werden Dokumente im PDF-Format eingefordert. Die Selectus-Instanz kann aber auch so konfiguriert werden, dass Dokumente in Word (DOC), Excel (XLS) oder JEPG eingereicht werden können.
Konfiguration der Ausschreibung
Beim Aufsetzen einer Position (d.h. einer Ausschreibung) können Sie ganz einfach ankreuzen, welche Dokumente von den Bewerbenden verpflichtend oder optional eingereicht werden können. Zudem können Sie bei Bedarf den Titel und Helper-Text oder die maximale Dokumentgrösse anpassen. Wenn Ihre Selectus-Instanz entsprechend konfiguriert ist, können Sie auch das Dokumentformat auswählen. Zu beachten ist dabei, dass nur PDF-Dokumente ins Combined-File integriert werden können.
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, Dokumente zu aktivieren, welche nicht von den Bewerbenden hochgeladen sondern von der Administration den Bewerbungen hinzugefügt werden sollen.
Bewerbung
Bewerbende sehen direkt auf der Anleitungsseite, welche Dokumente in welchem Format von Ihnen verpflichtend verlangt werden oder optional eingereicht werden können. Auch die Helper-Texte und die maximale Dokumentgrösse ist ersichtlich. Im Schritt „Dokumente und Anhänge“ können die Bewerbenden ihre Dokumente ganz unkompliziert hochladen. Auch hier sehen sie die relevanten Beschreibungen. Dokumente, welche als Verpflichtend markiert sind, müssen hochgeladen werden, ansonsten kann die Bewerbung nicht vervollständigt werden.
Referenzpersonen und Expert*innen
Ob und welche Bewerbungsdokumente Referenzpersonen, Expertinnen und Experten sehen können, lässt sich in Selectus bei jeder Position einstellen. Per Default sind keine Dokumente sichtbar. So stellen Sie sicher, dass vertrauliche Dokumente nur den relevanten Zielgruppen zugänglich gemacht werden.
Kommissionsarbeit
Alle Dokumente sind automatisch im Dossier einer Bewerbung übersichtlich abgelegt und können von den Kommissionsmitgliedern einzeln oder als kombinierte PDF-Datei (= Combined file) heruntergeladen werden. Auch Referenzschreiben, welche von Referenzpersonen hochgeladen werden, sind im Dossier aufgeführt und im Combined File enthalten.
Mit Selectus verlieren Sie auch bei vielen Bewerbungsdokumenten nie die Übersicht. Zudem werden durch die klar kommunizierten Anforderungen an (verpflichtende) Dokumente die Bewerbungen einheitlicher und somit besser vergleichbar. Dies unterstützt die Kommission dabei, eine faire und nachvollziehbare Entscheidung zu treffen.