Selectus Feature Focus: Referee Management Dashboard für Bewerbende
In der Serie „Feature Focus“ berichten wir in loser Folge über interessante Funktionen und Möglichkeiten von Selectus, welche die Arbeit der Auswahlkommission und der Administration erleichtern.
In diesem Beitrag geht es um das Referee Management Dashboard. Wir stellen Ihnen vor, wie Bewerbende nach Einreichen ihrer Bewerbung, ihre Referenzpersonen selbst verwalten können.
Im Herbst beginnen an vielen Universitäten die nächsten Ausschreibungszyklen für offene Professuren und Assistenzprofessuren. Gerade bei Bewerbungen auf Assistenzprofessuren spielen Referenzschreiben eine wichtige Rolle. In Selectus geben die Bewerbenden die verlangte Anzahl Referenzpersonen und deren Kontaktangaben direkt in ihrer Bewerbung an. Für den anschliessenden Prozess, um die Refernzschreiben einzufordern, gibt es in Selectus drei verschiedene Möglichkeiten:
- Beim Einreichen der Bewerbung wird eine automatische E-Mail and die angegebenen Referenzpersonen ausgelöst mit der Bitte, ein Referenzschreiben zu verfassen und einem persönlichen Link um das Referenzschreiben hochzuladen. Staff übernimmt danach die Kontrolle des Eingangs der Referenzschreiben, erinnert säumige Referenzpersonen etc.
- Beim Einreichen der Bewerbung wird eine automatische E-Mail and die angegebenen Referenzpersonen ausgelöst mit der Bitte, ein Referenzschreiben zu verfassen und einem persönlichen Link um das Referenzschreiben hochzuladen. Gleichzeitig erhalten die Bewerbenden eine E-Mail mit dem Zugang zu ihrem persönlichen Referee Management Dashboard. Das Dashboard bietet eine Übersicht über den Status der Referenzschreiben, die Möglichkeit Reminder an die Referenzpersonen zu senden und bei Bedarf alternative Referenzpersonen zu erfassen.
- Referenzpersonen werden nicht automatisch kontaktiert, sondern die Einladungs-E-Mail wird nur bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt manuell durch Staff ausgelöst. Dies ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn nur für Bewerbende auf der Shortlist Referenzschreiben benötigt werden. In diesem Fall verwaltet immer Staff die Referenzschreiben und -personen.
Wie sich der anschliessende Prozess für die Referenzpersonen und für Staff gestaltet, wird bereits in einem früheren „Feature Focus“-Beitrag erläutert. Im folgendem gehen wir auf die zweite der obigen drei Varianten und die Perspektive der Bewerbenden ein.
Mit dem Referee Management Dashboard lässt sich die gesamte Verantwortung für den rechtzeitigen Eingang der Referenzschreiben den Bewerbenden übertragen. Dies ist oft bei Auschreibungen, bei welchen viele Bewerbungen erwartet werden, zum Beispiel bei Juniorprofessuren oder Bewerbungen für PhD-Programme, sinnvoll.
Über einen persönlichen Zugangslink in der Bestätigungs-E-Mail gelangen die Bewerbenden zum Selectus-Login. Beim ersten Zugang erhalten sie automatisch ein Passwort zugestellt. Sollten sie ein bereits zugestelltes Passwort verloren haben, können sie auf der Login-Seite ein neues anfordern. Bewerbende werden ebenfalls per E-Mail benachrichtigt, wenn sich der Status einer ihrer Referenzanfragen ändert.
Im Referee Management Dashboard sehen Bewerbende den Status ihrer Referenzanfragen. Sie können zudem Erinnerungs- E-Mails an ihre Referenzpersonen senden, Referenzpersonen, welche nicht reagieren, deaktivieren und alternative Referenzpersonen bestimmen. Die Referenzschreiben sind für Bewerbende nicht sichtbar.
Das Referee Management Dashboard für Bewerbende erleichtert somit nicht nur der Administration die Arbeit, welche die Verantwortung für die Referenzschreiben an die Bewerbenden übertragen kann. Auch die Bewerbenden erhalten mehr Sicherheit, indem sie den rechtzeitigen Eingang der für ihre Bewerbung wichtigen Referenzschreiben kontrollieren und sicherstellen können.