Selectus Feature Focus: Referees
In der Serie „Feature Focus“ berichten wir in loser Folge über interessante Funktionen und Möglichkeiten von Selectus, welche die Arbeit der Auswahlkommission und der Administration erleichtern.
In diesem Beitrag geht es um die Referees, also die Referenzpersonen. Wir stellen Ihnen vor, wie Bewerbende Referenzpersonen angeben und Sie von diesen Referenzschreiben einfordern können.
An vielen Universitäten startet die neue „Hiring-Season“ nach der Sommerpause. Dabei werden in einem kurzen Zeitraum viele Stellen ausgeschreiben, vor Allem Assistenzprofessuren. Bei diesen sogenannten „Junior Positions“ spielen Referenzschreiben eine wichtige Rolle. Die Bewerbenden haben meist noch nicht viele Publikationen in einschlägigen Journals – in manchen Fachrichtungen bewerben sie sich sogar direkt ab PhD. Empfehlungsschreiben durch Referenzpersonen, zum Beispiel PhD Advisor oder Co-Autor*innen, sind deshalb ein wichtiger Bestandteil der Bewerbung.
Das Einholen solcher Referenzschreiben kann sowohl für Bewerbende als auch für die verantwortlichen Personen auf Seite der ausgeschriebenen Stelle nervenaufreibend sein. Referenzpersonen müssen kontaktiert und um ein Schreiben gebeten werden. Die eingegangenen Referenzschreiben, welche vertraulich sind und normalerweise von den Bewerbenden nicht eingesehen werden sollen, müssen der korrekten Bewerbung zugeordnet und der Auswahlkommission rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden. Und all dies für Dutzende oder manchmal sogar Hunderte von Bewerbungen.
Selectus vereinfacht all diese Schritte enorm. Bei der Bewerbung geben die Kandidierenden ganz einfach die Kontaktangaben der verlangten Anzahl Referenzpersonen ein. Diese werden beim Einreichen der Bewerbung automatisch per E-Mail kontaktiert und gebeten ihr Referenzschreiben direkt in Selectus hochzuladen. Alternativ können die Einladungs-E-Mails auch manuell durch Staff ausgelöst werden, zum Beispiel wenn nur für die Bewerbenden in der zweiten Runde Referenzschreiben eingefordert werden.
Mittels eines persönlichen Links in der E-Mail gelangen die Referenzpersonen zur Stellenbeschreibung und den für sie relevanten Bewerbungsdaten und können ihr Referenzschreiben hochladen. Das Schreiben wird dabei automatisch der richtigen Bewerbung zugewiesen und der Kommission mit den Bewerbungsdokumenten zur Verfügung gestellt.
Bei diesem gesamten Prozess verliert die Administration nie die Übersicht: In der Position im Reiter „Referees / Expert“ werden alle Referenzpersonen aufgelistet. Der Status vermittelt dabei bei jedem Eintrag auf einen Blick den Stand der Anfrage. Wenn nötig können ausgewählte Referenzpersonen einzeln oder zusammen an die ablaufende Deadline erinnert werden, Deadlines können angepasst oder Referenzschreiben manuell durch Staff hochgeladen werden. Auch hat Staff die Möglichkeit, zusätzliche Referenzpersonen einer Bewerbung hinzuzufügen oder diese zu löschen.
In Selectus erfolgt das Einholen von Referenzschreiben somit mit minimalem Aufwand und maximaler Flexibilität.
Hinweis 1: Mit dem neuen Referee Management Dashboard für Bewerbende kann auf Wunsch die Verwaltung und somit die Verantwortung für den rechtzeitigen Eingang der Referenzschreiben den Bewerbenden übertragen werden – ganz einfach und unter Wahrung der Vertraulichkeit der Referenzschreiben. Details dazu folgen in Kürze.
Hinweis 2: Verwandt mit der Referee-Funktion ist die Expert-Funktion in Selectus. Während Referees von den Bewerbenden selbst bestimmt werden und somit ein wohlwollendes Empfehlungsschreiben verfassen, werden Experts von der Kommission eingesetzt und verfassen ein unabhängiges Gutachten. Die Expert-Funktion werden wir im nächsten Feature Focus genauer beleuchten.