Alternativen zu Selectus, Teil 1

Ärgern Sie sich manchmal über fehlende Funktionen oder kleinere (oder sogar grössere) Unzulänglichkeiten von Selectus? Hätten Sie einerseits gerne mehr Flexibilität bei der Anwendung, aber sind Ihnen andererseits gewisse Konfigurationsmöglichkeiten zu komplex?

Selectus ist – wie jede Software – nicht perfekt. Mit der ständigen Weiterentwicklung probieren wir, den Spagat zwischen einer auf einen spezifischen Prozess angepassten Spezialsoftware einerseits und flexiblen Anpassungsmöglichkeiten für unterschiedlichen Kund*innen und Prozesse andererseits, zu schaffen. Dabei ist und bleibt Selectus aber eine Standardsoftware und kann nicht immer alle spezifischen Bedürfnisse perfekt abbilden. Die sprichwörtliche „eierlegende Wollmilchsau“ gibt es leider nicht.

Sind Sie dennoch auf der Suche danach, dann hilft Ihnen vielleicht unser – ehrlicherweise nicht ganz neutrale – Vergleich mit möglichen Alternativen bei der Evaluierung weiter. Vielleicht findet sich darunter – wenn auch nicht die perfekte eierlegende Wollmilchsau – zumindest die eierlegende Wollkuh oder die Milchsau? In einer zweiteiligen Artikelserie helfen wir Ihnen dabei, die Alternativen zu beurteilen – natürlich nicht immer ganz neutral und mit leicht humoristischem Einschlag.

Alternative 1: Bewerbungen per Post einfordern

Sehnen Sie sich manchmal nach den guten alten Tagen, in welchen Sie sich nicht mit Logins, Passwortmanagern, VPN, elektronischer Dokumentenablage, DSGVO, etc. auseinandersetzen mussten? Dann nichts wie weg und zurück zum analogen Bewerbungsprozess. Sie wären dabei in guter Gesellschaft, denn an nicht wenigen Universitäten im deutschsprachigen Raum werden Bewerbungen per Post eingefordert. (Ehrlicherweise muss aber gesagt werden, dass die meisten dieser Universitäten so progressiv sind, Post- und E-Mail-Bewerbungen entgegenzunehmen; siehe Alternative 3).

Statt einfach und ganz langweilig sich in Selectus einzuloggen und die Bewerbungsliste zu öffnen, dürfen Sie Couverts öffnen, Bewerbungen durchblättern und auf Vollständigkeit prüfen, die Bewerbenden in Listen eintragen (aber Achtung bzgl. DSGVO falls das Excel-File mit den Daten der Bewerbenden irgendwo in der Cloud abgespeichert wird) und händisch Empfangsbestätigungen verschicken (per Post oder dann doch ganz modern per E-Mail?).

Danach geht es ans Kopieren: Aus allen Bewerbungsunterlagen die Heftklammern entfernen (ohne sich dabei die Fingernägel abzubrechen), die Bewerbungen durch das Kopiergerät lassen, sortieren, heften, verpacken, an die Kommissionsmitglieder verschicken…
Vergessen Sie nicht, die Kommissionssitzungen genügend lange anzusetzen, damit alle Mitglieder Zeit haben, die jeweilige Bewerbung in ihrem Unterlagenstapel zu finden, die gerade besprochen wird und diese durchzublättern.

Dies war nur ein kleiner Ausschnitt aus dem Ablauf mit physischen Bewerbungsdossiers. War das schon zuviel an Nostalgie für Sie? Dann schauen Sie sich die Alternative 2 an!

Alternative 2: Bewerbungen per E-Mail einfordern

An den meisten Universitäten laufen die Bewerbungs- und Berufungsprozesse digital ab. Das bedeutet aber oft nicht, dass eine Software dafür eingesetzt wird, sondern nur, dass die Bewerbungen per E -Mail entgegengenommen werden.

Um den Prozess zu vereinfachen müssen die Bewerbenden manchmal ein Bewerbungsformular im Word-Format mit den wichtigsten Angaben ausfüllen und miteinreichen, oder es wird verlangt, alle Bewerbungsunterlagen als eine einzelne PDF-Datei mitzuschicken. Dies ändert aber nichts daran, dass auch in diesem Fall die Vollständigkeit der Bewerbungen überprüft, die Bewerbungen in einer Liste erfasst und Eingangsbestätigungen manuell verschickt werden müssen.

Was Sie sich jedoch bei dieser Alternative ersparen können, ist das Kopieren der Bewerbungsunterlagen. Sie können diese stattdessen auf einer Share-Plattform abspeichern und den Kommissionsmitgliedern Zugriff darauf geben. Achten Sie aber unbedingt darauf, die Zugriffsrechte korrekt zu definieren und nach einer Server-Migration zu überprüfen. Nicht dass es eine Datenpanne gibt wie z.B. 2014 an der University Basel.

Auch bei dieser Alternative sollten Sie genügend Zeit für die Kommissionssitzungen einplanen, damit alle Mitglieder die Bewerbungsunterlagen jeweils öffnen und ihre Notizen, die sie entweder handschriftlich oder in einem elektronischen Dokument dabei haben, der richtigen Bewerbung zuordnen können.

Absage und andere E-Mails an die Bewerbenden dürfen Sie danach wieder manuell versenden. Achten Sie dabei darauf, dass keine Copy-Paste-Fehler entstehen und Sie Frau Prof. Miller nicht versehentlich mit Herrn Prof. Huber anschreiben. Versierte IT-Nutzerinnen können natürlich auch via Mail-Merge-Funktionen persönlich adressierte Massen-E-Mails-versenden.

Komplexere Aspekte des Prozesses, wie zum Beispiel das Einfordern von Referenzschreiben, ignorieren wir vorerst einfach.

Alternative 3: Bewerbungen können per E-Mail ODER per Post eingereicht werden

Sind Sie von den Vorzügen der E-Mail-Bewerbungen überzeugt, aber möchten der Digitalisierung skeptisch gegenüberstehenden Bewerbenden dennoch die Möglichkeit geben, ihre Unterlagen per Post einzureichen? Dann kombinieren Sie doch ganz einfach Alternative 1 und 2 und geben für die Bewerbungen sowohl eine E-Mail als auch eine Postadresse an. (Eine einfache Google-Suche offenbart, dass diese Alternative an vielen deutschsprachigen Hochschulen auch 2023 die gelebte Realität darstellt!)

Mit dieser Möglichkeit haben Sie die freie Wahl und können sich für den weiteren Prozess mit etwas Zusatzaufwand für Alternative 1 oder 2 entscheiden. Sie können entweder die per E-Mail erhaltenen Bewerbungen auszudrucken (-> weiter mit Alternative 1) oder Sie können die per Post erhaltenen Bewerbungen einscannen (-> weiter mit Alternative 2). Sie müssen sich dann nur noch entscheiden, ob Sie Eingangsbestätigungen und andere Kommunikation per E-Mail oder per Post oder je nach Bewerbungskanal unterschiedlich verschicken.

Weitere Alternativen in einer digitalisierten Welt

Die digitalisierte Welt bietet aber natürlich noch weitere Alternativen als nur Bewerbungen per E-Mail entgegenzunehmen. Im zweiten Teil dieser Artikelserie werden wir uns alternative digitalen Möglichkeiten wie selbstprogrammierte Webformulare etc. zuwenden. Stay tuned!

Falls Sie trotz der vielfältigen Möglichkeiten der vorgestellten Alternativen Interesse an Selectus haben, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme. Falls Sie Selectus schon verwenden, freuen wir uns auf Ihre Ideen für Anpassungen und Weiterentwicklungen.