Selectus für PhD Bewerbungen am Swiss Finance Institute
Seit Oktober 2022 wird Selectus am Swiss Finance Institute für die Registrierung und Auswahl von PhD Studierenden eingesetzt.
In vielen europäischen Ländern nehmen strukturierte Doktoratsprogramme – vergleichbar mit Programmen in den USA und UK – zu. Dabei absolvieren die Doktorierenden meist im ersten Jahr spezialisierte Kurse in ihrem Fachgebiet und widmen sich die folgenden zwei bis drei Jahre der Forschung und dem Schreiben ihrer Dissertation. Für die Rekrutierung führen die strukturierten Doktoratsprogramme ebenfalls zu Veränderungen: Während früher meist die Professor*innen selbst ihre Doktorierenden anstellten, läuft bei den strukturierten Programmen die Auswahl zentral über das Doktoratsprogramm. Interessierte Studierende bewerben sich dabei ein bis zwei Mal jährlich auf eine zentrale Auschreibung des Programms.
Für Studierende, welche sich für ein Doktorat interessieren – v.A. wenn sie von anderen Universitäten kommen – hat ein solcher Prozess den Vorteil, dass er transparenter ist. Für die Universitäten besteht der Vorteil darin, dass die Qualitätssicherung einfacher ist, da alle Doktorierenden anhand der gleichen Kriterien beurteilt werden. Es entstehen aber auch Herausforderungen aufgrund der grossen Anzahl von Bewerbungen, welche gleichzeitig entgegengenommen und evaluiert werden müssen.
Am Swiss Finance Institute findet das Programm an verschiedenen Standorten in Zusammenarbeit mit mehreren Partneruniversitäten statt: Léman (École Polytechnique de Lausanne, Universität Genf, Universität Lausanne), Lugano (Università della Svizzera italiana), Zürich (Universität Zürich) und St. Gallen (Universität St.Gallen). Studierende können sich dabei an einem oder mehreren Standorten bewerben. Ein Kommittee aus Professor*innen der jeweiligen Partneruniversitäten beurteilt anschliessend die Bewerbungen und trifft die Auswahl, wobei auch eine gewisse Koordination zwischen den verschiedenen Standorten stattfindet. Es braucht also einen gut strukturierten Bewerbungs- und Auswahlprozess, um dieser Komplexität gerecht zu werden.
Selectus unterstützt diesen Auswahlprozess, indem es sowohl den Prozess für die Bewerbenden als auch die Arbeit der Administration und Kommission vereinfacht. Einerseits kommen dabei die etablierten Standard-Features von Selectus, wie das ABC-Rating, das Review Tool oder die vorlagenbasierte E-Mail-Kommunikation mit Bewerbenden, zum Zug, anderseits wurde das Tool auch spezifisch dem PhD-Bewerbungsprozess angepasst:
- Bewerbende beantworten direkt in Selectus ein standardisiertes Questionnaire zu ihrem Hintergrund, ihrer Motivation und ihren Forschungsinteressen, das sich aber für die verschiedenen Standorte des SFI PhD Programs unterscheiden kann. Deshalb wurde in Selectus ein neuer Custom Field Typ „multi-line Text“ geschaffen.
- Referenzschreiben spielen bei PhD-Bewerbungen eine wichtige Rolle. So scheitern auch immer einige Bewerbungen, weil die Referenzschreiben von den angefragtern Profesor*innen nicht rechtzeitig eingereicht werden. Um dieser Problematik zu begegnen, wird am SFI das neue Referee Management Dashboard für Bewerbende eingesetzt. Die Bewerbenden erhalten mit der E-Mail-Bestätigung einen Zugangslink, über welchen sie den Eingang der Referenzschreiben überprüfen und bei Bedarf eine Reminder-E-Mail an ihre Referenzpersonen verschicken können. Ebenfalls haben sie die Möglichkeit, alternative Referenzpersonen zu bestimmen, falls eine bereits angefragte Person nicht zur Verfügung steht.
Zurzeit ist die erste Bewerbungs- und Evaluierungsrunde für das SFI PhD Programm in vollem Gange. Wir sind gespannt auf die Erfahrungensberichte und werden zu einem späteren Zeitpunkt darüber berichten.