Braucht es eine Spezialsoftware für akademische Auswahlverfahren?
Selectus ist eine Software, die kommissionsbasierte Entscheidungsverfahren digital unterstützt. Solche Auswahlverfahren kommen vor allem im akademischen Umfeld zum Einsatz – etwa bei Berufungsverfahren, Tenure-Track-Entscheidungen, der Auswahl von PhD- oder Masterstudierenden, bei Stipendienvergaben, Projektevaluiereungen oder der Verleihung akademischer Auszeichnungen.
Doch braucht es für diese Prozesse tatsächlich eine Spezialsoftware wie Selectus? Oder ist es nicht naheliegender (und günstiger), eine herkömmliche Rekrutierungssoftware zu verwenden?
Die Antwort hängt stark davon ab, wen man fragt.
Begeisterung bei den direkt involvierten Fachpersonen
Fachpersonen – etwa aus Faculty Recruiting oder Grant Administration – erkennen den Mehrwert von Selectus meist sofort. Sie schätzen die auf den akademischen Auswahlprozess zugeschnittenen Funktionen. Weil Selectus speziell auf diese Verfahren zugeschnitten ist, bleibt die Software schlank, leicht verständlich und unkompliziert – ein Vorteil gerade für Kommissionsmitglieder, die sie nur selten oder einmalig nutzen.
Skepsis aus HR und Verwaltung
Anders fällt das Urteil oft in HR-Abteilungen oder in der allgemeinen Administration aus. Dort sind Mitarbeitende in viele verschiedene Rekrutierungsprozesse involviert, legen Wert auf eine breite Abdeckung aller Verfahren und sind interessiert an Schnittstellen zu Systemen wie der Personalverwaltung oder Vakanzenplanung. In diesen Punkten kann eine spezialisierte Nischensoftware naturgemäss nicht immer mithalten.
Wann eine Spezialsoftware wie Selectus überzeugt
Der Einsatz lohnt sich insbesondere, wenn:
- der Auswahlprozess Besonderheiten aufweist, die Standardlösungen nicht abbilden können (z. B. spezifische Verfahrensregeln im akademischen Recruiting, Einbindung von Referenzpersonen und Gutachtenden),
- sich Prozesse flexibel anpassen lassen sollen, z.B. bei Änderung der reglementarischen Rahmenbedingungen,
- einfache Bedienung für Gelegenheitsnutzer entscheidend ist,
- fachkundiger Support gefragt ist – Anbieter von Nischensoftware kennen die branchenspezifischen Herausforderungen oft im Detail,
- Schnittstellen nur eine untergeordnete Rolle spielen (z. B. wenn pro Berufungsverfahren nur eine oder wenige Personen eingestellt werden).
Wann Standardsoftware die bessere Wahl ist
Eine allgemeine Lösung bietet Vorteile, wenn:
-
möglichst viele Prozesse mit einem einzigen System abgedeckt werden sollen,
-
die Verfahren keine grossen Besonderheiten aufweisen und daher standardisiert ablaufen,
-
Schnittstellen entscheidend sind, um umfangreiche Daten in andere Systeme zu übertragen.
Fazit
Bei der Auswahl einer neuen Software sollte es nicht nur um Produkte und Anbieter gehen. Wichtiger ist die Frage, welche Anforderungen im Vordergrund stehen – Spezialisierung oder Breite, einfache Bedienung oder umfassende Integration. Die „eierlegende Wollmilchsau“ gibt es auch in der Softwarewelt nicht.
Warum sich die Philosophische Fakultät der Universität Zürich bereits vor einigen Jahren bewusst für Selectus entschieden hat und welche Kriterien ausschlaggebend waren, erfahren Sie in unserer Case Study.