Selectus Feature Focus: Bewerbungsworkflow anpassen
In der Serie „Feature Focus“ berichten wir in loser Folge über interessante Funktionen und Möglichkeiten von Selectus, welche die Arbeit der Auswahlkommission und der Administration erleichtern.
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen vor, wie Sie den Bewerbungsworkflow in Selectus für verschiedene Arten von Ausschreibungen anpassen können.
Der Bewerbungsworkflow ist eines der Kernstücke von Selectus. Bewerbende gelangen mittels eines Links im Stelleninserat direkt auf diesen Bewerbungsworkflow und können Sehritt-für-Schritt ihre Daten eintragen und die Bewerbungsdokumente hochladen. Sobald sie Ihre Bewerbung abgeschickt haben, erhalten sie eine automatische Bestätigung per E-Mail.
Je nach Art der Ausschreibung – Faculty Recruiting, PhD-Stellen , Projektausschreibungen oder andere – werden von den Bewerbenden unterschiedliche Angaben benötigt. Bei jeder Selectus-Instanz wird deshalb der Bewerbungsworkflow kundenspezifische konfiguriert. Was aber nun, wenn Sie bei unterschiedlichen Ausschreibungen auf einer Selectus-Instanz unterschiedliche Angaben und Bewerbungsdokumente von den Bewerbenden einholen möchten?
Das ist kein Problem! Der Bewerbungsworkflow lässt sich beim Aufsetzen einer Ausschreibung ganz einfach anpassen. Mit dem neusten Selectus Release 5.0 wurden diese Möglichkeiten zudem stark erweitert.
- Kreuzen Sie ganz einfach an, welche Dokumente die Bewerbenden verpflichtend oder optional einreichen sollen, und benennen Sie diese Dokumente bei Bedarf um.
- Ergänzen Sie die Standard-Formulare, in welche die Bewerbenden ihre persönlichen Daten, ihren akademischen Hintergrund oder Projektangaben eintragen, mit sogenannten Custom Fields. Alle Angaben, welche Sie direkt in den Bewerbungsformularen abfragen, können Sie in der Übersichtstabelle anzeigen und die Bewerbungen danach sortieren oder filtern.
- Stellen Sie ein, ob und wie viele Referenzpersonen die Bewerbenden angeben sollen und ob diese automatisch kontaktiert und gebeten werden sollen ein Referenzschreiben einzureichen. Referenzschreiben werden übrigens automatisch der entsprechenden Bewerbung hinzugefügt.
- Passen Sie den initialen Anleitungstext im Schritt „Instruction“ und die Hilfetexte in den anderen Schritten individuell an. Mit klaren, auf die Ausschreibung angepassten Anweisungen helfen Sie den Bewerbenden und verhindern aufwändige Rückfragen.
- Passen Sie den Text der Bestätigung-E-Mail an Bewerbende an, falls Sie zum Beispiel spezifische Informationen zum weiteren Ablauf des Bewerbungsverfahrens geben möchten.
Übrigens: Wenn Sie mehrere Ausschreibungen mit den gleichen oder ähnlichen Anpassungen des Bewerbungsworkflows vorbereiten möchten, müssen Sie nicht jedes Mal von vorne beginnen. Mit der neuen Kopierfunktion für Ausschreibungen übernehmen Sie ganz einfach alle Konfigurationen einer bestehenden Ausschreibung oder einer Vorlage.