Selectus Feature Focus: Tags
In der Serie „Feature Focus“ berichten wir in loser Folge über interessante Funktionen und Möglichkeiten von Selectus, welche die Arbeit der Auswahlkommission und der Administration erleichtern.
In diesem Beitrag geht es um Tags. Wir erläutern, wie man mit Tags – also mit Schlagworten – die Bewerbungen strukturieren kann.
Nachdem bei einer Ausschreibung – sei es für eine Stelle, einen Grant oder einen Award – die Bewerbungen eingegangen sind, beginnt die eigentliche Arbeit. Je nach Prozess müssen die Bewerbungen überprüft werden, ob sie den formalen Anforderungen entsprechen, sie müssen nach Forschungs- oder sonstigem Bereich sortiert und vielleicht bestimmten Kommissionsmitgliedern zur Erstbeurteilung zugewiesen werden. Später müssen einigen Bewerbenden Absage-E-Mails geschickt werden, andere sollen über den Zwischenstand des Verfahrens informiert oder zu einem Gespräch eingeladen werden, und für wiederum andere müssen Gutachten eingefordert werden.
Bei allen diesen Arbeitsschritten können Tags ein nützliches Instrument sein, um die Arbeit zu vereinfachen. Tags sind kurze Schlagworte, welche die Bewerbungen markieren und farblich hervorheben. Dabei können Tags sehr flexibel eingesetzt werden und sind somit geeignet, die unterschiedlichsten Prozessschritte zu begleiten. Der grundsätzliche Ablauf ist dabei sehr einfach:
- Die gewünschten Bewerbungen werden ausgewählt. Dies kann manuell oder mit einer Kombination von Filtern geschehen.
- Die ausgewählten Bewerbungen werden mit einem Schlagwort (=Tag) markiert.
- Die Tags sind in der Bewerbungsliste gleich sichtbar.
- Die Bewerbungen können anhand der Tags sortiert und gefiltert werden.
- Die gefilterte Bewerbungsliste kann bei Bedarf weiter bearbeitet werden, z.B können E-Mails an die Bewerbenden oder Ihre Referees/Experts verschickt werden.
Selectus bietet zwei Formen von Tags an, wobei beide Formen miteinander kombiniert werden können:
- System-Tags werden auf Ebene einer Selectus-Instanz bestimmt und durch eine Administratorin/einen Administrator im System hinterlegt und mit einem Farbcode versehen. Sie eignen sich somit zur systemweiten Harmonisierung des Prozesses. Dadurch, dass sie in allen Ausschreibungen gleich aussehen, wird deren Bedeutung sofort (wieder-) erkannt.
- Position-Tags können auf der Ebene einer Ausschreibung laufend kreiert werden und stehen nur in der entsprechenden Position zur Verfügung. Sie eignen sich zur Strukturierung positionsspezifischer Abläufe.
Beide – System- und Position-Tags – können so eingesetzt werde, dass sie sichtbar für alle oder nur sichtbar für das administrative Personal – in der Regel Staff und Secretary – sind. Bei letzterem sprechen wir von Admin Tags. Diese eignen sich zur Strukturierung administrativer Abläufe.
Tags sind somit ein sehr flexibel einsetzbares Instrument, um die Arbeit mit (vielen) Bewerbungen zu strukturieren und zu erleichtern. Bevor Sie Tags einsetzen, empfiehlt es sich, ein Konzept zu erstellen und zu betimmen, welche Prozessschritt oder Aufgaben mit Tags markeirt werden sollen.
Falls Sie in Selectus mit Tags arbeiten möchten, finden Sie in unserem learning.cafe ein Video-Tutorial, welches die wichtigsten Arbeitsschritte erläutert.