Selectus Feature Focus: Arbeiten mit E-Mail-Vorlagen

In der Serie „Feature Focus“ berichten wir in loser Folge über interessante Funktionen und Möglichkeiten von Selectus, welche die Arbeit der Auswahlkommission und der Administration erleichtern.

In diesem Beitrag geht es darum, wie mit E-Mail-Vorlagen die Kommunikation mit Bewerbenden und anderen Usergruppen einfach und fehlerfrei gestaltet werden kann.

Ein Bewerbungsprozess ist für Bewerbende mit viel Ungewissheit und Unsicherheit verbunden. Mit einer transparenten Kommunikation lässt sich diese Ungewissheit aber stark verringern und den Prozess für die Bewerbenden angenehmer gestalten. Damit die Kommunikation möglichst einfach und fehlerfrei geschieht, funktioniert sie in Selectus grundsätzlich vorlagenbasiert.

Vorlagen erstellen, anpassen, personalisieren

Was bedeutet dies? In Selectus sind bereits kundenspezifische Standard-Textvorlagen für die verschiedenen Kommunikationsschritte hinterlegt. Wenn nun eine neue Ausschreibung eröffnet wird, sind also die wichtigsten Texte – zum Beispiel für Bestätigungs- oder Absage-E-Mails – schon vorhanden. Sie können in der neuen Ausschreibung diese Standardtexte so belassen, anpassen oder ganz ersetzen. Möchten Sie weitere Kommunikationsschritte ins Verfahren integrieren, können Sie zusätzliche E-Mail-Vorlagen erfassen. Dabei können Sie Variablen verwenden, damit die Texte beim Versand automatisch personalisiert werden. Aus der Variable „$applicantDearTitleName“ wird dann beispielsweise automatisch „Dear Dr. Einstein“ bzw. „Sehr geehrte Frau Dr. Einstein“. Auch Informationen wie die Bezeichnung der Ausschreibung oder der Titel eines eingereichten Projekts können so automatisch in eine E-Mail integriert werden. Bei zweisprachigen Ausschreibungen (deutsch/englisch) werden die Texte in beiden Sprachen erfasst. So erhalten die Bewerbenden die E-Mails automatisch in der Sprache, in welcher sie sich beworben haben.

Wie es mit diesen Vorlagen weitergeht, hängt davon ab, ob die entsprechende E-Mail automatisch vom System oder manuell durch Staff verschickt wird.

Automatischer E-Mail-Versand

Einen Teil der Kommunikationsaufgaben übernimmt Selectus automatisch basierend auf den entsprechenden E-Mail-Vorlagen. So erhalten alle Bewerbenden eine automatische Bestätigungs-E-Mail, wenn Sie eine Bewerbung eingereicht haben. Dabei kann das System unterscheiden, ob das Referee Management Dashboard für Bewerbende aktiviert ist oder nicht (falls ja, enthält der E-Mail-Text Informationen zum Zugang) oder ob es sich um eine wiederholte Bewerbung auf dieselbe Ausschreibung handelt (falls gemäss Systemkonfiguration Mehrfachbewerbungen nicht möglich sind).

Vorlagenbasierter manueller E-Mail-Versand

Andere E-Mails können manuell durch Staff ausgelöst werden. Dabei kann eine E-Mail an mehrere Bewerbenden gleichzeitig verschickt werden. Die Empfängerinnen werden manuell oder mittels Filter ausgewählt (z.B. alle C-Decisions um eine Absage-E-Mail zu versenden). Im nächsten Schritt wird die E-Mail-Vorlage ausgewählt.

Im gleichen Workflow kann gleich auch noch der Bewerbungsstatus angepasst werden (z.B. zu „Rejected“) oder es können Tags gesetzt werden. Zur Sicherheit können Sie die einzelnen E-Mails überprüfen und dann mit einem Klick alle versenden.

Natürlichen können Sie auch „ad-hoc“ E-Mails an einzelne oder mehrere Bewerbende versenden ohne auf eine Vorlage zurückzugreifen. Der „Umweg“ über eine E-Mail-Vorlage hat jedoch den Vorteil, dass Fehlerquellen minimiert werden und der Kommunikationsschritt replizierbar ist.

Tipp: Bei vielen Bewerbungen können Sie diese vorab mit Tags strukturieren, danach filtern und mit der gefilterten Bewerbungsliste arbeiten.

Und noch ein Hinweis: Natürlich gibt es auch E-Mail-Vorlagen für die Kommunikation mit Referees, Experts oder Faculty Members. Die Kommunikation mit diesen erläutern wir in separaten Feature Focus-Beiträgen.

Arbeiten mit Templates für Ausschreibungen

Und zum Schluss nochmals ein Tipp: Gibt es bei Ihnen unterschiedliche Arten von Bewerbungsverfahren, in welchen Sie unterschiedliche E-Mail-Vorlagen verwenden möchten? In diesem Fall arbeiten Sie am besten mit Templates für Positionen. D.h. erstellen Sie eine Position, erfassen Sie darin alle E-Mail-Vorlagen (und andere relevante Konfigurationen) und speichern Sie die Position im Status „In Preparation“ mit einem entsprechenden Title z.B. „Vorlage Assistenzprofessur“ ab. Wenn Sie nun eine neue Ausschreibung eröffnen, können Sie ganz einfach alle Konfiguration und Texte dieses Templates kopieren. Wie dies genau funktioniert, erklären wir in einem separaten Feature Focus-Artikel.